Active Alps privatlivspolitik

Denne privatlivspolitik er fastlagt af Active Alps og gælder for alle vores kunder, leverandører og samarbejdspartnere.

1. Om Active Alps

Active Alps' mission er at designe og levere helt unikke aktive oplevelser i legendariske alpelandskaber til alle outdoor entusiaster, der ønsker at opleve fantastisk natur, kultur og gastronomi i det bedste selskab.

2. Datasikkerhed er vigtig for os 

For os er ansvarlig omgang med personoplysninger, der indsamles som led i driften af vores virksomhed, afgørende for vores forretningsmål og omdømme. I denne Privatlivspolitik gøres der rede for, hvordan dine personoplysninger indsamles og anvendes, når du er kunde, leverandør eller samarbejdspartner hos Active Alps, og hvordan du kan få indsigt i dine egne personoplysninger.

3. Hvad er personoplysninger? 

Personoplysninger er enhver oplysning om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Ved en identificerbar fysisk person forstås en person, som direkte eller indirekte kan identificeres, blandt andet ved et identifikationsnummer eller et eller flere elementer, der er særlige for en given persons identitet. 

4. Hvilken type persondata behandler vi om dig og hvorfor? 

De oplysninger, som vi indsamler om dig, vil blive anvendt til forskellige formål i forbindelse med dit kundeforhold og driften af Active Alps virksomhed. De indsamlede oplysninger kan variere, alt efter om du er kunde, leverandør eller samarbejdspartner, men generelt vil det være oplysninger vedrørende kundeadministration, leverandøradministration samt oplysninger vedrørende Active Alps rettigheder og forpligtelser. 
 
Manglende afgivelse af personoplysninger fra din side kan betyde, at Active Alps vil være ude af stand til at opfylde sine forpligtelser i forbindelse med dit kunde- eller leverandørforhold.  
 
Active Alps indsamler og behandler som udgangspunkt alene almindelige personoplysninger. Det kan dog i konkrete tilfælde i forbindelse med bestilling af en rejse være nødvendigt for os i et begrænset omfang at behandle følsomme personoplysninger (fx oplysninger om specialmenuer på din rejse eller oplysninger om behov for speciel assistance på din rejse) samt oplysninger om CPR-numre for at kunne levere den ønskede rejse til dig. 
 
Active Alps vil typisk indsamle følgende oplysninger: 

4. 1 Oplysninger vedrørende vores kunder  

Oplysninger, som du giver os, når du bestiller en rejse eller opretter en rejseprofil hos os, fx online via hjemmesiden eller ved at kontakte vores Travel Advisor, herunder kontaktoplysninger (fornavn, mellemnavn(e), efternavn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse og evt. stilling), CPR-nummer (til brug for visumansøgninger mv.), pasnummer, bankoplysninger, betalingskortoplysninger, oplysninger, som du giver os i forhold til dine særlige præferencer på rejsen (fx oplysninger om specialkost, behov for speciel assistance i forbindelse med handicap eller anden sygdom mv.), helbredsoplysninger (til brug for skirejser mv.), oplysninger om højde, vægt, tøj- og skostørrelse (til brug for bestilling af udstyr på skirejser), formålet med rejsen, oplysning om, hvilke sprog du taler, statsborgerskab, oplysninger, som du giver os omkring dine præferencer i forhold til markedsføring eller kommunikation, samt oplysninger, som du giver os, hvis du kontakter os med et spørgsmål for at indberette et problem, eller når du i øvrigt henvender dig til os i forbindelse med dit kundeforhold hos os.  
 
Active Alps kan desuden indhente kreditoplysninger fra kreditoplysningsbureauer til brug for bedømmelse af din økonomiske soliditet og kreditværdighed i forbindelse med dit kundeforhold. 

4. 2 Oplysninger vedrørende vores leverandører og samarbejdspartnere  

Oplysninger, som du giver os i forbindelse med indgåelse af en leverance- eller samarbejdsaftale, herunder kontaktoplysninger (arbejde, jobtitel, fornavn, mellemnavn(e), efternavn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse), oplysninger, som du giver os omkring dine præferencer i forhold til markedsføring eller kommunikation, samt oplysninger, som du giver os, hvis du kontakter os med et spørgsmål, for at indberette et problem, eller når du i øvrigt henvender dig til os som led i vores samarbejde.

5. Hvad bruger vi dine personoplysninger til? 

Active Alps behandler dine personoplysninger til opfyldelse af de formål, der er anført nedenfor. Bemærk, at ikke samtlige de angivne formål, kategorier af oplysninger, modtagere af oplysninger eller typer af behandling af oplysninger gælder for dig i alle tilfælde.   

Active Alps behandler udelukkende dine personoplysninger, i det omfang det er nødvendigt i forbindelse med dit kunde-, leverandør- eller samarbejdsforhold (idet der i hvert enkelt tilfælde tages højde for eventuelle interesser) eller i henhold til gældende ret. 

5.1 Kundeadministration 

Active Alps behandler dine personoplysninger i forbindelse med oprettelse og løbende administration af dit kundeforhold med Active Alps som led i driften af vores virksomhed, herunder bestilling af rejser og leverance af vores øvrige produkter (som fx rejseforsikringer, transferservices mv.), opretholdelse af vores kunderegistre, fakturering, inkasso, markedsføring, statistik mv. Alle statistikker og analyser udarbejdes i anonymiseret format og indeholder derfor ikke oplysninger, der kan henføres direkte til dig som person.

5.2 Administration af leverandør- og samarbejdsforhold 

Active Alps behandler dine personoplysninger i forbindelse med administration af leverandør- og/eller samarbejdsforhold, hvor du er leverandør eller samarbejdspartner eller er kontaktperson hos en leverandør eller en samarbejdspartner, som Active Alps arbejder sammen med som led i driften af vores virksomhed, herunder opretholdelse af vores CRM-register med information om vores kontaktpersoner hos vores leverandører og samarbejdspartnere.  

5.3 Overholdelse af gældende love og regler 

Active Alps behandler dine personoplysninger i forbindelse med overholdelse af love og regler, som Active Alps er underlagt i forbindelse med driften af virksomheden eller til opfyldelse af forskellige indberetnings- eller oplysningsforpligtelser i henhold til gældende love og regler.  

Active Alps anvender ikke dine personoplysninger til at træffe afgørelser, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering. 
 
Active Alps tilstræber at sikre, at alle personoplysninger, vi behandler, er korrekte og opdaterede. Vi beder dig derfor om altid at underrette os om eventuelle ændringer i dine personlige forhold (fx ændring af adresse eller betalingsoplysninger), således at vi kan sikre, at dine personoplysninger altid er korrekte og ajourførte. Hvis du har oprettet en rejseprofil hos os, beder vi dig om at  logge på din profil og opdatere denne i tilfælde af eventuelle ændringer. 

6. Juridisk grundlag for behandling af dine personoplysninger 

Active Alps behandler som udgangspunkt oplysningerne om dig på et af følgende grundlag: (1) Dit samtykke, (2) indgåelse eller opfyldelse af din kontrakt med Active Alps, (3) hensynet til Active Alps legitime interesser, dvs. de formål, der er beskrevet ovenfor, (4) opfyldelse af en retlig forpligtelse, som Active Alps er pålagt, (5) beskyttelse af dine eller en anden fysisk persons vitale interesser, (6)  behandlingen er nødvendig, for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, og (7) behandlingen er nødvendig for at overholde Active Alps eller dine arbejds-, sundheds- og socialretlige forpligtelser, der følger af national ret eller af EU-retten. Der kan desuden være situationer, hvor vi behandler dine personoplysninger af hensyn til tredjemands legitime interesser med hensyn til de formål, der er beskrevet ovenfor, medmindre hensynet til dine interesser vejer tungere. 

7. Deling af personoplysninger 

Active Alps videregiver alene oplysningerne, i det omfang det er nødvendigt som led i driften af vores virksomhed, herunder for at kunne levere din rejse samt de øvrige produkter du har købt hos os i forbindelse dermed. 
 
Active Alps vil typisk videregive personoplysninger til følgende modtagere i forbindelse med bestilling af en rejse og dermed relaterede produkter: 

7.1 Globale Distributions Systemer (GDS) 

Et GDS er et it-netværkssystem, der ejes eller drives af et firma, der muliggør transaktioner mellem rejsebranchens tjenesteudbydere, hovedsageligt flyselskaber, hoteller, biludlejningsfirmaer og rejsebureauer. Et GDS forbinder tjenester, priser og bookning ved at konsolidere produkter på tværs af de tre rejsesektorer, dvs. flyreservationer, hotelreservationer og biludlejning.  

7.2 Hoteller 

Active Alps videregiver personoplysninger til de hoteller, som du skal benytte på din rejse. Til brug for bestilling af dine hotelovernatninger vil vi typisk videregive oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, destination, dato for ankomst og afrejse, værelseskategori, bonuskortnummer, specielle ønsker i forbindelse med din rejse, herunder bestilling af specialkost under hotelopholdet og evt. behov for speciel assistance under hotelopholdet i forbindelse med handicap eller sygdom.  

7.3 Biludlejningsfirmaer 

Active Alps videregiver personoplysninger til biludlejningsfirmaer, hvis du skal have et køretøj til rådighed under din rejse. Til brug for bestilling af din lejebil vil vi typisk videregive oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, afhentningssted, lejeperiode, køretøjskategori, bonuskortnummer, specielle ønsker i forbindelse med lejen af køretøjet, herunder specielle foranstaltninger i forbindelse med handicap eller sygdom, børnesæder mv. 

7.4 Rederier 

Active Alps videregiver personoplysninger til rederier, hvis du skal på skibsrejse som led i din rejse. Til brug for bestilling af din skibsrejse, vil vi typisk videregive oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, destination, rejserute, dato og tidspunkt for af- og hjemrejse samt specielle ønsker i forbindelse med skibsrejsen, herunder bestilling af specialmenuer under sejladsen og evt. behov for special assistance under sejladsen som følge af handicap eller sygdom. 

7.5 Bedbanks 

En bedbank er et it-netværkssystem, der ejes eller drives af et firma, der muliggør transaktioner mellem rejsebranchens tjenesteudbydere, hovedsageligt hoteller og rejsebureauer eller slutkunden. Active Alps videregiver personoplysninger til bedbanks for at bestille de hoteller, som du skal benytte på din rejse. Til brug for bestilling af dine hotelovernatninger gennem en bedbank vil vi typisk videregive oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, destination, dato for ankomst og afrejse, værelseskategori, bonuskortnummer, specielle ønsker i forbindelse med din rejse, herunder bestilling af specialkost under hotelopholdet og evt. behov for speciel assistance under hotelopholdet i forbindelse med handicap eller sygdom. 

7.6 Rejseagenter 

Hvis du som led i din rejse skal deltage i udflugter eller har behov for transfer, kan Active Alps videregive personoplysninger til rejseagenter. Rejseagenten har til opgave at arrangere den pågældende udflugt eller transfer ved bestilling af de ønskede ydelser hos lokale leverandører på destinationen. Til brug for bestilling af dine udflugter, transfers mv. videregiver vi typisk oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, dato og tidspunkt for ankomst og/eller afrejse, type af køretøj, destination samt specielle ønsker i forbindelse med transferen eller udflugten, herunder bestilling af specialmenuer og evt. behov for speciel assistance på grund af handicap eller sygdom.  

7.7 Forsikringsselskaber 

Som led i bestillingen af din rejse hos os har du mulighed for at tilkøbe en rejse- og/eller en afbudsforsikring. Hvis du ønsker at tilkøbe en sådan forsikring, vil vi videregive personoplysninger til forsikringsselskabet til brug for deres indtegning af forsikringen hos dem. Til brug for tegning af en rejse- og/eller en afbestillingsforsikring videregiver vi typisk oplysninger til forsikringsselskabet om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, e-mailadresse, destination, dato for af- og hjemrejse samt rejsetype. 

7.8 Udstyrsudlejningsfirmaer 

Som led i bestillingen af din rejse hos os har du mulighed for at leje eventuelt udstyr, som du måtte have behov for på din rejse, fx skiudstyr. Hvis du ønsker at leje sådant udstyr, vil vi videregive oplysningerne til det firma på din destination, som du skal leje udstyret hos. Til brug for udstyrsleje videregiver vi typisk oplysninger til udlejningsfirmaet om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, typen af udstyr, afhentningssted, lejeperiode samt oplysninger om højde, vægt, tøj- og skostørrelse. 

7.9 Specielt vedrørende kvalificerede tilbud 

Når du vælger Active Alps, har du mulighed for at få et kvalificeret tilbud på en rejse. Et kvalificeret tilbud er en tilbudsform, hvor der i forbindelse med udarbejdelsen af tilbuddet sker en præliminær reservation af den ønskede rejse til dig. Dette giver dig mulighed for at reservere en plads på de ønskede afgange i op til tre dage, inden du tager stilling til, om der skal udstedes en billet på den præliminære reservation, eller om den skal annulleres.  
 
For at kunne afgive et kvalificeret tilbud videregiver vi oplysningerne om dig og den ønskede reservation til et GDS (som omtalt ovenfor), der foretager den præliminære bookning hos flyselskabet, hotellet mv.  
 
Da der i forbindelse med indhentelsen af det kvalificerede tilbud videregives oplysninger om dine medarbejdere til flere nye selvstændigt dataansvarlige (GDS, flyselskaber, hoteller mv.), kan dine oplysninger blive opbevaret hos disse modtagere efter tilbuddets udløb – også i tilfælde af, at tilbuddet annulleres. 
 
Active Alps kan desuden videregive og/eller overlade dine personoplysninger til andre leverandører og/eller serviceudbydere i forbindelse med den almindelige drift af vores virksomhed, fx i forbindelse med ekstern administration af vores IT-systemer, analyseopgaver, markedsføringsopgaver, inkasso, kreditvurdering, revision, juridisk bistand mv.  
 
For yderligere oplysninger om vores leverandørers og samarbejdspartneres behandling og beskyttelse af dine personoplysninger henvises til disses privatlivspolitikker og vilkår. 
 
Active Alps oplysninger, som kan henføres til dig personligt.  
 
Active Alps videregiver ikke dine personoplysninger, medmindre dette er nødvendigt for at kunne udføre vores virksomhed eller opfylde dine behov.  

8. Internationale overførsler af dine personoplysninger 

Active Alps videregiver ikke dine personoplysninger udenfor EU. 

9. Dataintegritet og -sikkerhed 

Personoplysninger opbevares ikke længere end nødvendigt for at opfylde det formål, hvortil de er indsamlet, medmindre opbevaringen er nødvendig for at opfylde nationale lovkrav, herunder lovpligtige opbevaringsperioder i forbindelse med bogføring mv.  
 
Det er Active Alps' politik at beskytte personoplysninger ved at træffe tilstrækkelige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Når der ikke længere er behov for dine personoplysninger, vil vi sikre, at de slettes på en sikkerhedsmæssigt forsvarlig måde. 

10. Dine rettigheder 

Du har til enhver tid ret til at gøre dine rettigheder efter den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning gældende. Du kan blandt andet anmode om indsigt i de personoplysninger, som Active Alps er i besiddelse af, samt gøre indsigelse mod behandlingen af oplysningerne, herunder gøre indsigelse mod automatiserede afgørelser og profilering eller mod anvendelse af dine personoplysninger til direkte markedsføring. Endvidere kan du anmode om berigtigelse eller sletning af eventuelle ukorrekte oplysninger om dig selv, tilbagetrække et samtykke til behandling af dine personoplysninger samt gøre din ret til dataportabilitet gældende.  
 
Hvis du ønsker at gøre én eller flere af dine rettigheder gældende, bedes du kontakte os på info@activealps.dk. Din anmodning vil blive behandlet i overensstemmelse med den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning. 
 
Klage over Active Alps' behandling af dine personoplysninger kan ske til: 
Datatilsynet 
Borgergade 28, 5. 
1300 København K 
E-mail: dt@datatilsynet.dk 

11. Opdateringer 

Active Alps evaluerer og opdaterer løbende denne Privatlivspolitik. Du bør derfor regelmæssigt tjekke denne Privatlivspolitik for eventuelle ændringer, som kan have betydning for vores behandling af dine personoplysninger.